Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 28 mai 2026

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs du site https://japanmulticon.com/ ci-après le Site, sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées et traitées par SHURIKEN EVENTS SRL, responsable du traitement. Elle est rédigée conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), à la loi Informatique et Libertés en France, ainsi qu’aux règles applicables en Belgique en matière de protection des données.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via le Site est :

SHURIKEN EVENTS SRL
Rue du Tilleul, 42
1640 Sint-Genesius-Rode, Belgique
N° Entreprise : 1005294637
TVA : BE1005.294.637

Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : contact@japanconventions.com.

2. Données collectées

Nous pouvons collecter, selon votre utilisation du Site, les catégories de données suivantes :

  • Données d’identification : nom, prénom, civilité, pseudonyme éventuel.
  • Données de contact : adresse email, numéro de téléphone, adresse postale.
  • Données liées aux commandes, inscriptions ou réservations : informations nécessaires à la gestion des billets, inscriptions, services ou facturation.
  • Données de communication : contenu des messages, demandes d’assistance ou correspondances.
  • Données techniques et de navigation : adresse IP, pages consultées, date et heure de consultation, type de navigateur, système d’exploitation, identifiants de cookies ou traceurs.
  • Données statistiques : données d’audience et d’usage du Site, selon les paramètres de cookies applicables.

3. Finalités du traitement

Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

  • Gérer les demandes de contact et de renseignements.
  • Gérer les inscriptions, réservations, commandes ou prestations liées aux activités du Site.
  • Assurer le service client et le suivi des demandes.
  • Envoyer des communications d’information ou commerciales, lorsque la loi l’autorise ou lorsque votre consentement est requis.
  • Assurer la sécurité du Site, prévenir la fraude et gérer les incidents techniques.
  • Réaliser des statistiques de fréquentation et améliorer le fonctionnement du Site.
  • Respecter nos obligations légales, comptables, fiscales et administratives.

4. Bases légales

Selon les cas, les traitements reposent sur l’une des bases légales suivantes :

  • L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles.
  • Le consentement, notamment pour la newsletter, certains formulaires non obligatoires et les cookies non essentiels.
  • L’intérêt légitime, notamment pour la sécurité du Site, la prévention de la fraude et certaines mesures d’audience lorsque cela est permis.
  • Le respect d’une obligation légale, notamment en matière comptable, fiscale ou de conservation de certains justificatifs.

5. Destinataires des données

Les données personnelles peuvent être accessibles, dans la limite de leurs attributions, aux catégories de destinataires suivantes :

  • Les équipes internes de SHURIKEN EVENTS SRL habilitées à traiter les demandes.
  • Les prestataires techniques, notamment hébergement, maintenance, sécurité, messagerie, billetterie, paiement ou statistiques.
  • Les partenaires nécessaires à l’exécution d’un service ou d’un événement.
  • Les autorités administratives, fiscales, judiciaires ou de contrôle lorsque la loi l’exige.

Nous ne vendons pas vos données personnelles à des tiers.

6. Durées de conservation

Les données sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités poursuivies, puis archivées ou supprimées selon les obligations légales applicables. À titre indicatif :

  • Données liées aux commandes, facturation et obligations comptables : 10 ans.
  • Données de contact liées à une demande non suivie d’effet : durée raisonnable limitée au traitement de la demande.
  • Données de prospection commerciale : jusqu’au retrait du consentement ou opposition.
  • Données de newsletter : jusqu’à désinscription ou opposition.
  • Cookies soumis à consentement : durée conforme aux règles applicables.
  • Cookies et traceurs d’audience, lorsqu’ils sont exemptés de consentement : durée conforme aux recommandations de la CNIL.

7. Cookies et traceurs

Le Site peut utiliser des cookies et autres traceurs pour assurer son bon fonctionnement, mesurer son audience, sécuriser la navigation et, sous réserve de votre accord lorsque requis, personnaliser certains contenus ou services. La CNIL rappelle que les cookies soumis à consentement doivent faire l’objet d’une information préalable et d’un choix libre et éclairé.

Lors de votre première visite, un bandeau de gestion des cookies vous permet en principe :

  • d’accepter tous les cookies concernés ;
  • de les refuser ;
  • de paramétrer vos préférences.

Vous pouvez modifier vos choix à tout moment via l’outil de gestion des cookies du Site ou via les paramètres de votre navigateur.

8. Transferts hors de l'Union européenne

Certains prestataires techniques ou outils tiers peuvent, selon leur localisation et leurs infrastructures, conduire à des transferts de données hors de l’Union européenne. Dans ce cas, nous nous assurons que des garanties appropriées sont mises en place, conformément au RGPD.

9. Sécurité des données

SHURIKEN EVENTS SRL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés. Les accès sont limités aux seules personnes habilitées et les prestataires sont sélectionnés avec un niveau de protection adapté.

10. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

  • Droit d’accès.
  • Droit de rectification.
  • Droit à l’effacement.
  • Droit à la limitation du traitement.
  • Droit d’opposition.
  • Droit à la portabilité.
  • Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur le consentement.

Vous pouvez exercer vos droits en nous écrivant à : contact@japanconventions.com ou par courrier à l’adresse du responsable du traitement mentionnée ci-dessus. Nous pouvons vous demander un justificatif d’identité en cas de doute raisonnable sur votre identité.

11. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente :

  • En Belgique : l’Autorité de protection des données.
  • En France : la CNIL.

12. Modification de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte de l’évolution du Site, des services proposés ou de la réglementation. La version applicable est celle publiée sur le Site à la date de votre consultation.

Privacy Policy

Last updated: 28 May 2026

This privacy policy informs users of https://japanmulticon.com/, the Site, about how their personal data is collected and processed by SHURIKEN EVENTS SRL, acting as data controller. It has been drafted in accordance with the GDPR, French data protection rules, and the applicable Belgian data protection framework.

1. Data controller

The controller of personal data collected through the Site is:

SHURIKEN EVENTS SRL
Rue du Tilleul, 42
1640 Sint-Genesius-Rode, Belgium
Company number: 1005294637
VAT: BE1005.294.637

For any privacy-related request, you may contact us at: contact@japanconventions.com.

2. Data collected

Depending on your use of the Site, we may collect the following categories of data:

  • Identification data: surname, first name, title, optional username.
  • Contact data: email address, telephone number, postal address.
  • Order, registration or booking data: information needed to manage tickets, registrations, services or invoicing.
  • Communication data: messages, support requests, correspondence.
  • Technical and browsing data: IP address, pages visited, date and time of access, browser type, operating system, cookie or tracker identifiers.
  • Statistical data: audience and usage data, depending on the cookie settings applied.

3. Purposes of processing

Personal data is processed for the following purposes:

  • To handle contact and information requests.
  • To manage registrations, bookings, orders or services related to the Site’s activities.
  • To provide customer support and follow up on requests.
  • To send informational or marketing communications, where permitted by law or where your consent is required.
  • To ensure Site security, prevent fraud and manage technical incidents.
  • To carry out traffic statistics and improve Site performance.
  • To comply with legal, accounting, tax and administrative obligations.

Depending on the case, processing is based on one of the following legal grounds:

  • Performance of a contract or pre-contractual measures.
  • Consent, in particular for newsletters, non-mandatory forms and non-essential cookies.
  • Legitimate interests, in particular for Site security, fraud prevention and certain audience measurements where permitted.
  • Compliance with a legal obligation, including accounting, tax and record-keeping requirements.

5. Data recipients

Personal data may be accessible, within the limits of their respective responsibilities, to the following categories of recipients:

  • Internal SHURIKEN EVENTS SRL teams authorised to handle requests.
  • Technical service providers, including hosting, maintenance, security, messaging, ticketing, payment or analytics providers.
  • Partners necessary for the performance of a service or event.
  • Administrative, tax, judicial or regulatory authorities where required by law.

We do not sell your personal data to third parties.

6. Retention periods

Data is kept for no longer than is necessary for the purposes for which it was collected and is then archived or deleted in accordance with applicable legal requirements. By way of example:

  • Data related to orders, invoicing and accounting obligations: 10 years.
  • Contact data relating to an enquiry that does not lead to a follow-up: a reasonable period limited to handling the request.
  • Marketing data: until you withdraw consent or object.
  • Newsletter data: until you unsubscribe or object.
  • Consent-based cookies: for the period permitted by applicable rules.
  • Audience cookies and trackers, where exempt from consent: for the period recommended by the CNIL.

7. Cookies and trackers

The Site may use cookies and other trackers to ensure proper functioning, measure audience, secure browsing and, where required, personalise certain content or services. The CNIL states that cookies requiring consent must be preceded by clear information and a free, informed choice.

On your first visit, a cookie management banner generally allows you to:

  • accept all relevant cookies;
  • refuse them;
  • set your preferences.

You may change your choices at any time via the Site’s cookie management tool or through your browser settings.

8. Transfers outside the European Union

Some technical providers or third-party tools may, depending on their location and infrastructure, result in transfers of data outside the European Union. In such cases, we ensure that appropriate safeguards are in place in accordance with the GDPR.

9. Data security

SHURIKEN EVENTS SRL implements appropriate technical and organisational measures to protect personal data against unauthorised destruction, loss, alteration, disclosure or access. Access is limited to authorised persons only, and service providers are selected with an appropriate level of protection.

10. Your rights

Under the GDPR, you have the following rights:

  • Right of access.
  • Right to rectification.
  • Right to erasure.
  • Right to restriction of processing.
  • Right to object.
  • Right to data portability.
  • Right to withdraw consent at any time where processing is based on consent.

You may exercise your rights by writing to us at: contact@japanconventions.com or by post at the data controller’s address above. We may request proof of identity where there is reasonable doubt as to your identity.

11. Complaint to the supervisory authority

If, after contacting us, you believe your rights have not been respected, you may lodge a complaint with the competent supervisory authority:

  • In Belgium: the Data Protection Authority.
  • In France: the CNIL.

12. Changes to this policy

We may update this privacy policy to reflect changes to the Site, the services offered or applicable law. The version in force is the one published on the Site at the time you consult it.